Tauler de control amb PowerBI

És innegable que avui dia la informació és poder. Però no qualsevol tipus d’informació, sovint la gran quantitat d’informació també genera desinformació. Cal explorar, cercar, ordenar, triar i, sobretot, saber interpretar i utilitzar la informació obtinguda. En definitiva, fer el que popularment es coneix com a BIG DATA. El big data no és una cosa reservada a les grans empreses o organitzacions. Les petites i mitjanes empreses també se’n poden beneficiar i, ara més que mai.

Quants de vosaltres teniu taulers de control personalitzats de les accions realitzades per la força comercial en contra les vendes aconseguides? Quants de vosaltres controla l’eficiència dels treballadors en contra les feines acabades? I un llarg etc.. que es defineix en la imaginació de cadascú.

Per molt petites que siguin les empreses, totes tenen una cosa en comú: dades i l’ús que aquestes en fan.

En aquesta entrada us vull donar a conèixer una nova eina a l’abast de tothom que permet extreure dades en forma de gràfics de forma senzilla: Microsoft PowerBI.

A grans trets, Microsoft PowerBI permet crear taulers de control o quadres de resum de forma ràpida i completament personalitzada. Basant-se en una connexió a les dades, ja sigui en fitxers de text com Excel, CSV, XML; bases de dades estructurades com SQL Server, Oracle, MySQL, DB2, PostgreSQL, Sybase, Access; el propi Microsoft Azure o bé altres serveis de passarel·la com Facebook, Active Directory, Hadoop, Google Analytics, Salesforce, etc…

Microsoft PowerBI pot manipular les dades a mode de consulta i extreure’n la informació gràfica desitjada i crítica, sense grans coneixements en gestió de bases de dades.

Com accedir a Microsoft PowerBI?

Com no, de la web oficial de Microsoft PowerBI: https://powerbi.microsoft.com/es-es. Abans que res, heu de saber que Microsoft PowerBI és un servei d’anàlisi de dades al núvol. Formant part d’Office 365 (serveis per ús).

El producte disposa de dues versions d’ús: una de gratuïta i una altra de pagament per subscripció. La diferència? La versió de pagament augmenta la quantitat de dades, els períodes d’actualització de les gràfiques, ús de fonts de dades externes i publicació de dades per a ús de col·laboració entre usuaris mitjançant Office 365.

Per generar aquestes dades i fer els dissenys es disposa d’una eina d’escriptori que podeu utilitzar sempre en local: Microsoft PowerBI Desktop. De la seva instal·lació i ús bàsic us parlo en aquesta entrada.

A la mateixa web també hi ha una versió només de consulta per a mòbil Windows, Apple iOS i Android. Aquesta versió permet visualitzar els models definits amb PowerBI Desktop i allotjats al servei del núvol. Per si estem tombant per aquests mons de Déu i no volem perdre pistonada de les dades.

Microsoft PowerBI Desktop

És l’editor o modelador de dades analítiques amb el què es creen els taulers de control. L’aplicació s’ha de descarregar i instal·lar per poder utilitzar-la. Es pot descarregar accedint a la pròpia web de PowerBI a l’apartat de l’aplicació d’escriptori: https://powerbi.microsoft.com/es-es/desktop.

Tot i estar a l’apartat de l’aplicació d’escriptori, a la part superior hi trobem en tot moment l’opció d’inici de sessió pel servei al núvol. Al mig de la pàgina, el botó per descarregar el producte i a sota d’aquest les opcions avançades de descàrrega. Clicant el botó el sistema ja reconeix el tipus de sistema operatiu necessari i comença la descàrrega automàticament. En cas de clicar a l’enllaç de les opcions avançades, es pot especificar l’idioma en què volem l’aplicació, també està disponible en català, i la versió del mateix: 32 bits o 64 bits.

Un cop descarregada l’aplicació cal instal·lar-la. Doble clic a la icona de l’instal·lador.

S’inicia l’assistent per la instal·lació. En aquesta primera pantalla hi ha la possibilitat d’enviar els informes de problemes de l’aplicació a Microsoft. En cas de no voler-ho enviar, desmarcar el piscu. Clicar el botó Següent per continuar.

Acceptar els termes d’ús de la llicència de l’aplicació. Marcar el piscu i clicar el botó Següent.

Ubicació on s’instal·larà l’aplicació, es pot deixar per defecte. Clicar el botó Següent.

Possibilitat de crear un accés directe de l’aplicació a l’escriptori. Es pot deixar el piscu marcat i clicar el botó Instal·lar.

El sistema operatiu demana permís per instal·lar l’aplicació. Clicar el botó Si.

En acabar, es pot deixar el piscu marcat per iniciar ja l’aplicació, clicar el botó Finalitzar.

S’inicia per primer cop l’aplicació.

Apareix una pàgina de tutories de l’aplicació. No està de més donar un tomb per aquests vídeos per entendre millor el concepte de treball de l’aplicació. En cas de no voler veure aquesta pàgina cada cop que s’inicia l’aplicació, desmarcar el piscu d’Ensenyar aquesta pàgina d’inici i prémer la combinació de tecles ALT+F4 per tancar-la.

Aquest és l’apartat principal de l’aplicació, on es visualitzen i s’editen les gràfiques, és a dir, els taulers de control. Però sense dades no anem enlloc.

Definir l’origen de dades a PowerBI Desktop

Posem un exemple inventat de dades per la prova de concepte de l’aplicació. Suposem que tenim una botiga amb quatre comercials i que es venen tres tipus de bicicletes. Com extraiem aquestes dades? Primer cal tenir un registre de les vendes, en aquest cas, per simplificar, s’utilitza una fulla de càlcul Excel amb dues pestanyes: Vendes i Productes.

Des de la pantalla principal de l’aplicació, a la barra d’eines, clicar l’opció Obtenir dades. Del desplegable d’origen de dades, clicar a Excel.

Indicar el fitxer Excel on hi ha les dades i clicar el botó Obrir.

S’inicia l’assistent per seleccionar les dades amb les que es vol treballar. En l’exemple, el fitxer Excel que conté dues fulles: Vendes i Productes. Clicant damunt cadascuna d’elles es visualitzen les dades que conté a la banda dreta.

Marcar el piscu de totes dues fulles per poder treballar amb les seves dades dins de PowerBI. S’habiliten els botons de la part inferior. Clicar el botó Carregar per seleccionar les dades i poder treballar amb elles, o bé clicar el botó Editar si es volen retocar (realitzar subconsultes o filtres) abans d’utilitzar-les. Sempre es poden retocar els origens de dades. Clicar a Carregar.

Es creen els dos models de dades (les dues fulles: vendes i productes). A la pantalla principal, a la dreta hi ha la columna de camps. En ella, apareixen les taules amb els camps que les formen per poder utilitzar en els informes o gràfiques, marcant o desmarcant els piscus.

Una mica d’edició avançada, assegurar la relació que tenen les dues taules: Vendes amb productes. A la barra lateral esquerra o a la barra d’eines, hi ha la possibilitat de gestionar les relacions. Clicar el botó Administrar relacions.

D’entrada el sistema ha estat prou intel·ligent per crear una relació entre les dues taules per la columna de producte. En cas de voler definir-ne més, clicar el botó Nou. Es van establint les taules i les columnes que les relacionen. Ara no es pot fer perquè, com és normal, el sistema ja n’ha creat una per l’única columna que es pot en aquest cas i no es poden repetir.

Per visualitzar les dades obtingudes, a la barra esquerra, la segona icona, ens permet visualitzar-les i afinar la consulta per obtenir resultats o fer càlculs abans de poder presentar les dades.

En aquest apartat sí s’ha de tenir una mica més de coneixement de mineria de dades (com el que cerca diamants) per treure encara més suc de les dades. Es poden crear noves columnes calculades, fer operacions entre elles, etc…

Tornant a la pantalla principal, d’entrada tenim una pàgina en blanc (pàgina 1). Suposem que es vol el llistat amb el preu de venda de cada producte. En l’apartat de camps de la banda dreta, anar marcant el piscu del camp que es vol visualitzar: Data, Comercial, Producte i Preu. Ja tenim el llistat fet.

Per visualitzar el total de la venda, en la banda dreta, apartat de visualitzacions, clicar sobre el camp PREU. En el desplegable, seleccionar Suma.

Tenim el resultat? NO! Aquest resultat seria correcte si la columna “preu” estigués a la taula de vendes, però com que no ho està el resultat que visualitza és la suma de la columna preu de la taula de Productes. Aneu en compte amb aquestes coses ja què són errors habituals quan es treballa en taules relacionades.

En el seu lloc s’ha de crear una nova columna calculada perquè es pugui aplicar aquesta suma correctament. A la barra superior, clicar a Editar consultes.

A la banda esquerra, on hi figuren totes les dades, clicar a la taula on es vol afegir la nova columna, la de Vendes. A la barra d’eines, clicar el botó Combinar consultes per fusionar les dues taules: Vendes i Productes.

S’inicia l’assistent de combinació, per defecte la primera taula és la de vendes, cal indicar la segona taula: Productes en el desplegable.

Clicar damunt la columna Producte de les dues taules per relacionar-les per la combinació. Clicar el botó Acceptar per fer la combinació.

S’ha creat una nova columna.

Botó dret damunt la capçalera, en el menú desplegable, clicar a Canviar el nom per posar un nom més descriptiu, PreuVenda, per exemple.

Notar que la capçalera disposa d’una icona amb dues fletxes, això indica que el resultat que retorna no és una sola columna sinó que en són varies. Clicar la icona per especificar que només ensenyi el preu, desmarcant en el desplegable la resta de camps. També es pot treure el piscu per afegir un prefix al camp. Clicar el botó Acceptar per acceptar els canvis.

Ara si tenim una taula de vendes amb els preus de cada producte que aconsegueix de la taula de productes. Clicar el botó Tancar i aplicar per tornar a la pantalla principal per poder utilitzar aquestes dades.

Es pot comprovar el canvi amb la nova columna a l’apartat de Camps, on a la taula Vendes s’hi ha afegit un nou camp amb el símbol de Suma per poder utilitzar.

Tot a punt per poder començar a fer els taulers de control.

Crear un tauler de control amb PowerBI Desktop

Bé, ara sí podem repetir l’informe que s’ha fet abans utilitzant només els camps de la taula de Vendes i el total ja és el correcte.

Fem un llistat per a cada comercial?

A la barra inferior, doble clic damunt el nom de la pàgina per poder canviar-li el nom. Al costat del nom de la pàgina, clicar el botó + per crear una nova pàgina.

A la nova pàgina canviar-li el nom pel d’un comercial. I sí, funciona el copiar i enganxar. Copiem el llistat de l’altra pàgina i l’enganxem en aquesta mitjançant els botons de la barra d’eines.

Però només es volen visualitzar les dades d’un comercial en concret, clicar damunt la taula de dades de la nova pàgina. Al tauler de la dreta de visualitzacions, en l’apartat filtres amb els diferents camps. Deixar marcat el comercial en qüestió. El llistat s’actualitza automàticament.

I les gràfiques? Tant senzill com a l’apartat de visualitzacions clicar el tipus de gràfic que es vol crear. Afegir els camps als diferents eixos i valors arrossegant-los a la part corresponent.

Això ja comença a agafar forma. Imaginació al poder.

Tot això és molt bonic, però les dades són dinàmiques. Què passa si es canvien les dades i es vol actualitzar el tauler? A la barra d’eines, clicar el botó Actualitzar.

Amb el tauler creat, es pot publicar al compte de PowerBI.com (el servei del núvol) per poder accedir a aquestes dades des de qualsevol lloc, o bé guardar-lo al nostre equip per utilitzar-lo de forma local.

Quin serà, o més aviat ja és, el següent pas?

No és l’objectiu d’aquesta entrada, però us he de dir que aquests tipus d’eines han evolucionat aplicant la intel·ligència artificial. En aquest punt hi té un paper molt important Microsoft Azure, amb la Machine Learning. En ella, també a partir d’un origen de dades, es defineix un model de dades semblant al què hem fet, però afegint una capa de negoci a seguir, generant de forma automàtica resultats predictius sobre les dades proporcionades. Sembla una mica complicat, però en el nostre dia a dia, ho estem veient contínuament.

Permeteu-me uns exemples per aportar una mica de llum al seu potencial:

Qui no ha comprat mai a una botiga en línia? Us heu fixat que sovint, després d’afegir un producte al cistell us en proporcionen de relacionats? Penseu que és una simple casualitat, o bé que està completament estudiat que us poden ensenyar per picar l’ham? Creieu-me ho he vist amb els meus propis ulls el potencial que tenen aquestes eines i senzillament ens venen el què volen i quan volen.
Un cas semblant són els bitllets d’avió. Abans de fer la compra mai saps si tens el millor preu ni el moment oportú per fer la compra. Avui entres a la o les webs per consultar-ho i tens un preu, al cap de tres dies un altre i així successivament, pujant i baixant contínuament; fruit del creuament massiu de dades entre serveis, models avançats de predicció, etc… tot per maximitzar el benefici de l’empresa.
L’últim cas que us exposo és el dels ascensors ThyssenKrupp que mitjançant l’ús de l’Internet de les Coses (IoT) els permet determinar quines peces poden fallar, quan, què cal millorar, etc…en definitiva, prediu quan s’ha de fer el manteniment i si cal donar preferència a un en contra d’un altre amb un únic objectiu, la fiabilitat del producte. Podeu llegir aquest testimoni de la web de Microsoft.

En definitiva, sí, l’explotació de dades és per a vosaltres i les vostres empreses. A què espereu a posar-vos-hi? Teniu una eina senzilla al vostre abast per on començar, Microsoft PowerBI, comenceu a jugar, a extreure dades dels vostres ERPs i CRMs. I no, no és un altre mal de cap per l’empresa, una eina més a mantenir. Més aviat és una ajuda perquè els usuaris puguin extreure per ells mateixos les dades que necessitin, sense posar en perill la integritat de les mateixes.

No tingueu por en desplegar i formar als usuaris en aquestes eines, són ells qui les han d’utilitzar, qui les demanen i a qui els facilita la seva feina.

T’ha agradat l’article? El pots compartir a les xarxes socials. També pots deixar la teva opinió, comentari o suggeriment. Gràcies!