Me’n vaig al núvol Microsoft Office 365

31 Gener 2016
Josep Ma Solanes 2

Me’n vaig al núvol Microsoft Office 365, és una entrada dirigida a tots els públics per esvaïr els dubtes de si posar les meves dades al núvol públic o no. No és un manual o tutoria en sí, com us tinc acostumats, sinó més aviat l’exposició de com ha estat la meva experiència personal i/o familiar en migrar la major part de la infraestructura informàtica domèstica a aquest núvol públic.

Aquesta mateixa experiència pot servir per a qualsevol empresa petiteta perquè hi ha moltes similituds en les necessitats, comproveu-ho vosaltres mateixos. Per empreses més grans, o molt més grans, que tenen requeriments diferents, Microsoft Office 365 també és una solució, però no és l’objectiu d’aquesta entrada abordar aquest altre canvi.

Abans de continuar, deixem clars alguns conceptes a tenir en compte i que sovint ens passen per alt:

Núvol públic

Pel sol fet de dir-se núvol no s’ha de pensar que no existeix, que és efímer, una “cosa” a l’aire, ben al contrari. A l’igual que per guardar els documents, fotos familiars, etc… comprem discs durs, dispositius NAS i/o ordinadors més potents. El núvol públic està format per servidors i discs durs, que permeten guardar les nostres dades i ofereixen diferents serveis a tots nosaltres.

Aquests servidors i discs durs són físics i existeixen com a tals, es poden tocar. Això vol dir que han d’estar en algun lloc físic on, a més de consumir electricitat, necessiten refrigeració (diguem que van molt calents), manteniment i que també s’espatllen. Aquests llocs és diuen Datacenters o centres de procés de dades (CPDs). Igual que el que podem tenir a la nostra empresa, però molt més gran. Amb fortes mesures de seguretat física per entrar i on tot està duplicat o triplicat (alimentació, refrigeració, etc..). Són veritables búnquers, o almenys això és el què heu d’exigir d’un proveïdor de núvol públic, per estar tranquils en aquest aspecte.

Els servidors i discs durs tampoc es queden curts en quant a mesures de seguretat, tot està duplicat. En el cas que falli o s’hagi de parar per manteniment, el servei continua funcionant en un altre servidor i permet accedir a les dades contínuament.

Tampoc s’ha de pensar que tinguem una màquina per a nosaltres solets, sinó que les màquines es comparteixen amb la resta d’usuaris, això sí, sense barrejar però compartit. No estem pas tot el dia utilitzant el servei, d’aquesta manera es reparteix la càrrega entre els diferents servidors. Tot degudament compartimentat i sense que un pugui accedir a les dades de l’altre. D’aquesta forma es pot garantir una disponibilitat del servei molt alta, des de qualsevol lloc del planeta. Recordeu que us passa a casa quan s’espatlla un disc dur amb les dades? O no s’engega l’ordinador que les guarda? En aquest cas, canviant de dispositiu o aconseguint una nova connexió a Internet, es continua tenint accés a les dades.

Us deixo l’enllaç a un vídeo on ensenyen per sobre un dels Datacenters de Microsoft:

Si us ve de gust, per acabar de matar la curiositat, podeu donar un tomb virtual per un Datacenter de Microsoft en aquesta web interactiva: https://www.microsoft.com/en-us/server-cloud/ms.datacenter.tour/datacenter/intro.html

 

On són les meves dades i, es troben segures a Office365?

Recordeu que al anar a cercar un núvol públic heu d’exigir un nivell de servei d’acord al tipus de servei que utilitzeu, per evitar sorpreses a últim moment. En quant al núvol públic de Microsoft Office 365, aquest és un conjunt de serveis que es consumeixen directament com a producte final, llestos per utilitzar sense més. Però els serveis no surten del no res, necessiten una infraestructura que els faci funcionar. Microsoft Office 365, com molts altres, funciona damunt de Microsoft Azure, la infraestructura hyperescalar (que gestiona dades a lo bèstia, bèstia) de Microsoft.

Microsoft Azure es troba distribuït en diferents Datacenters, com els que heu vist en els vídeos, per tot el planeta.

Mapa d'ubicació dels Datacenters de Microsoft Azure
Mapa d’ubicació dels Datacenters de Microsoft Azure

Normalment les dades s’emmagatzemen al Datacenter més proper al país d’origen. En el cas d’Espanya, normalment, les dades de Microsoft Office 365 s’ubiquen als Datacenters de Irlanda i Amsterdam. I sí, podeu estar tranquils. Es compleixen un munt de normatives de seguretat de la informació.

 

I la “Ley Orgánica de Proteción de Datos Española” (LOPD)?

En aquest cas, la Agencia Española de Protección de Datos confirma les garanties de privacitat dels serveis al núvol de Microsoft, sent el primer Datacenter públic que rep aquesta nominació. En podeu consultar la resolució en aquest enllaç.

Desenganyem-nos, altre feina tenim els informàtics que anar mirant document per document a veure què hi diu, només ens faltaria aquesta!

També podeu donar una ullada, gairebé d’obligada lectura, a la guia de serveis cloud de la Agencia de Protección de Datos.

Per cert, una de les obligacions del proveïdor és donar la possibilitat a l’usuari de recuperar totes les dades del núvol públic en cas de cancel·lació del servei.

 

Escolta tu, a casa està millor.

Segur? Ho heu pensat bé això? Jo era el primer reticent a fer el canvi, i aquí em teniu. A vegades el fet de tenir-ho a casa, a la vista, no necessàriament vol dir que està més segur, tot depèn de les condicions en què es trobi i els diners que ens gastem en el material i nivells de protecció. Així com el manteniment que se li faci.

A casa està millor!
Imatge visual de que, a vegades, a casa no està millor. Foto de Jon Ross de Flickr.

 

Fantàstic, ja em puc oblidar de les còpies de seguretat!

Malament anem si tenim aquesta opinió. És cert que les dades del núvol públic estan protegides, per molts sistemes, contra errades físiques, però no contra mi, i quan dic “mi” vol dir cadascú de nosaltres. Quantes vegades he modificat un document, equivocant-me i gravant damunt del què era bo? El fet que tingui les dades al núvol públic no m’eximeix de tenir una còpia de seguretat de les mateixes en un altre lloc, ja sigui en un disc dur a casa o en un altre núvol públic.

El núvol públic, a l’igual que el privat, no és immune a la pèrdua de dades o desastres.

És necessari, de tant en tant, fer una còpia de seguretat de les dades. Sempre! Recordeu la regla de les còpies 3-2-1:

  • Almenys tres còpies de les dades. No serveix en diferents carpetes en el mateix disc dur, ha de ser en discs i dispositius separats.
  • En dos formats diferents. Tampoc serveix posar-ho tot en discs durs, encara que siguin externs, han de ser dispositius diferents i que, almenys un, no estigui contínuament connectat, com ara DVD, BlueRay, etc.
  • Una de les còpies fora de la ubicació original. A casa dels pares, d’un amic o a un altre núvol públic.

Espero que amb aquests aclariments s’hagin esvaïts les possibles reticències, que jo mateix tenia, d’enviar la informació al núvol públic, sense saber on és i què pot passar amb la informació.

Per cert, utilitzo un servei de pagament, sí. De la mateixa manera que faria al comprar un disc dur, ordinador nou, reservar l’hotel, etc… És la meva responsabilitat assegurar on poso les meves dades més preuades i no deixar-ho en mans de qualsevol, que el dia menys pensat passa alguna cosa i em quedi amb una mà al davant i l’altra el darrera. Recordeu el cas de MegaUpload? Naturalment no puc anar o veure la ubicació física on estan les meves dades, però si guiar-me per certs criteris de qualitat i reputació del proveïdor. No és qüestió de casar-se amb el primer que passa o que “m’ho regala”.

 

Fent la migració al núvol públic

Ep, no corris tant. El primer a tenir clar abans de fer aquesta migració, com en qualsevol implementació informàtica, és tenir clar els serveis que s’ofereixen i es volen oferir. No si val un tot per a tot. Potser hi haurà coses que no es podran posar al núvol públic, ja sigui per la naturalesa en sí de les dades o per limitacions de la tecnologia.

Exposant el meu cas particular de la unitat familiar.

  • Sempre hem tingut dades en fitxers, ja siguin factures, fullets informatius que vull guardar, tutories de muntatge, receptes de cuina, apunts de cursos, comptabilitat, titulacions i documents oficials, etc… Tot allotjat, primer a un servidoret central, més endavant al NAS domèstic. Per tant, necessito d’un lloc on continuar guardant els fitxers i poder compartir amb la resta dels membres de la família, això si, controlant qui hi té accés. Entre naps i cols unes 30 GB.
  • No és un secret que m’agrada la fotografia. Això vol dir unes quantes GB més al sistema de fotos per revelar, fotos revelades, bases de dades d’indexació, etc… No res, bàsicament uns 2 TB (uns 2000 GB).
  • Amb quitxalla estudiant vol dir més informació a emmagatzemar.

En resum, les meves necessitats passen per un repositori de fitxers amb diferents nivells de permisos.

Em deixo una cosa important, la connexió a Internet. Fins fa un mes a 2,5 Mbits!!! Va ser un malson de setmanes per la càrrega inicial de les dades. No obstant, feta aquesta i sincronitzada amb un sol ordinador (per la còpia de seguretat del núvol), el meu dia a dia era molt fluid. Arribava un nou document o se’n creava un de nou i s’enviava al núvol. Sorprès molt gratament en aquest aspecte.

Ara, amb les 300 Mbits, s’han acabat completament els problemes de sincronització amb més d’un equip. És com treballar amb el NAS de casa, però tenint les dades a Internet.

Les dades han passat a ser accessibles des de qualsevol lloc: a casa, de viatge, amb el mòbil, a la feina, a l’escola, etc… I per cadascun dels membres de la família. Arribat a aquest punt, sincerament, ja no torno endarrere. L’experiència és molt satisfactòria per a tots nosaltres i ens hi hem acostumat molt ràpidament.

El repositori de informació familiar ha anat a parar a un dels comptes de OneDrive. Amb l’aplicació de sincronització n’anem fent còpia de seguretat de les modificacions a dos dels equips (recordeu el que us he comentat de les còpies oi?). El compte està compartit per tots els membres de la família, podent accedir-hi tots fàcilment com amb el NAS.

No cal dir els avantatges que proporciona Microsoft OneNote a l’hora de prendre notes des de qualsevol lloc i compartir-les directament entre nosaltres. En aquests moments no podria viure sense ell, és una passada com ha crescut.

 

Quines dades no he pujat al núvol públic Microsoft Office 365?

Les fotos. És massa aviat per fer aquesta pujada massiva, no pel que ocupen en sí, que es pot adquirir més emmagatzematge, però si per la potència necessària per obrir-les i processar-les. Les línies de comunicació, per molt que vagin a 300 Mb, no em donen aquesta potència que sí dóna un disc dur normal o d’estat sòlid.

Les dades d’aplicacions concretes, com poden ser les de comptabilitat, que requereixen una base de dades local, encara no he trobat un servei al núvol públic que s’adapti a les meves necessitats. La resta, tot se n’ha anat cap a Office 365, amb còpia sincronitzada en local.

 

Altres opcions del núvol públic Microsoft Office 365

No és el cas més general d’un usuari normal, però com no pot ser de cap altre manera avui dia, necessitem d’una adreça de correu electrònic. Tota la vida treballant amb Microsoft Exchange es troben a faltar moltes coses en altres serveis. Després de donar molts tombs, al final vam optar per crear el nostre propi domini. Primer allotjant el correu electrònic al propi proveïdor d’Internet, amb més o menys encert. Amb la subscripció de Microsoft Office 365 hem passat tot el correu familiar a la plataforma, tenint tots els avantatges de Microsoft Exchange amb Microsoft Outlook. També amb còpia de seguretat de les dades en local.

Sembla una tonteria, però també utilitzem l’Skype. Ja sigui per parlar amb la família o els amics, sobretot quan hi ha distància física pel mig. Podem dir que és força útil.

A les meves filles els hi agrada les opcions que ofereix Sway per crear presentacions, en què trenca l’esquema habitual de poder imprimir o pensar en un paper com a mitjà de comunicació. Passant a crear “webs” interactives amb el que elles volen. Això sí, sobta quan et pregunta: pare, he de penjar el treball a la web del cole, però no puc guardar-lo en cap fitxer o imprimir-lo. Només tinc un enllaç on s’ha de connectar el professor. Realment és una altra mentalitat a la que ens hi hem d’adaptar tots, els temps canvien.

 

Val la pena fer el salt a Microsoft Office 365?

La resposta és sí, però sense ser extremistes volent passar-ho tot. Com he dit, abans s’ha d’analitzar i saber què es pot passar i què no. Escollir amb criteri, tenint les coses clares i entenent els avantatges i riscs que correm ajuda molt a aconseguir fer-ho amb èxit.

Al principi tenia les meves reticències, i fortes. No m’agradava el què sentia o veia i més sabent el què hi pot haver al darrera. Però el món avança i no es pot parar, ha tocat posar les coses bones en una part de la balança i les dolentes a l’altra. I ha guanyant la part bona.

Jo he fet el canvi a Microsoft Office 365, crec en aquesta empresa i considero que està fent les coses molt bé en aquest terreny, per això he apostat per ella. Però això no vol dir que vosaltres hagueu de fer el mateix. Agafeu el què millor se us adapti a les vostres necessitats i us ofereixin els serveis que necessiteu.

 

T’ha agradat l’article? El pots compartir a les xarxes socials. També pots deixar la teva opinió, comentari o suggeriment. Gràcies!

Similar Posts by The Author:

 

2 comentaris per a
“Me’n vaig al núvol Microsoft Office 365”

  1. Jo tambe vull fer el pas a office365, estic actualment en servidor linux de hostmedia,em fa por perdre el correo electronic, tinc una de les adreçes en un .pst que crec podria importar sense problemes, pero l’altra adreça es volatil, es d,aquestes que son ost. D altra banda, tin un hosting amb una plana web que no crec que es pugui allotjar a office365 .El meu domini es jaumefp.com

     
    1. Hola Jaume. Desconec la configuració de Hostmedia en quan a correu electrònic. El fet de tenir un fitxer PST (és considera gairebé un estàndard per guardar el correu electrònic organitzat) és anar per bon camí. Office 365, mitjançant un client Outlook el pot importar sense més problemes. I en principi passa alguna cosa semblant amb el OST (és el fitxer de memòria cau d’una connexió amb un servidor Microsoft Exchange). El què no pots fer directament, sinó que abans l’has d’exportar a un fitxer PST i seguir el mateix procediment d’importar-lo a la nova bústia.

      Per passar d’un OST a un PST, des del client Outlook, només et cal anar al menú Archivo > Abrir y exportar > Importar o Exportar. Indicar que vols exportar a un fitxer, en format PST. Et demanarà per quina carpeta vols exportar, marcar la de dalt de tot, la primera, normalment el nom del compte, marcar el piscu de incloure subcarpetes. Indicar on guardar el fitxer PST i esperar a què el faci.

      Finalment, Microsoft Office 365 no permet allotjar pàgines web de caràcter públic (una web tradicional), pel que has de continuar amb una alternativa de hosting web com la que tens o, si les necessitats així ho requereixen, pots muntar un servidor propi sobre la infraestructura de Microsoft Azure.

      Espero haver aclarit els teus dubtes, sinó, no dubtis en dir-m’ho.

      Salut

       

Deixar un comentari

Recorda que no es contestaran preguntes personals, només d´interés comú que ens enriqueixin a tots.
La teva adreça de correu electrònic no serà publicada. Els camps obligatoris estan indicats.

Aquest lloc utilitza Akismet per reduir el correu brossa. Aprendre com la informació del vostre comentari és processada