Regla firma correo electrónico

12 mayo 2015
Josep Ma Solanes 17

Todos tenemos una firma en nuestro correo electrónico con los datos de contacto personales, de empresa y, incluso, quizás algún flash publicitario. En un entorno de trabajo en equipo y múltiples dispositivos, la configuración de esta firma de correo electrónico puede llegar a ser un calvario. Ir usuario por usuario, aplicación por aplicación, dispositivo a dispositivo a configurar la firma… Que todos tengan la misma para dar una buena imagen corporativa es básico. Preguntad a vuestro departamento de marketing o de estrategia de negocio que piensan de que cada uno tenga una firma de empresa diferente o como aprovechar este espacio para ofrecer un mejor servicio al cliente o bien. Es un espacio para nuestra marca.

No me meteré en temas de estrategia, diseño o contenido de la firma, pero si en facilitar la configuración de esta firma a nivel global del servidor de correo electrónico Microsoft Exchange.

Para añadir la firma a los correos electrónicos lo podemos hacer de dos maneras:

  • Una de más básica, mediante las propias herramientas del servidor de Microsoft Exchange. Es la opción que se describe en esta entrada.

La configuración descrita en esta entrada está basada en Microsoft Exchange 2013 y Microsoft Exchange Online (Office365), sin embargo, esta funcionalidad, con más o menos opciones avanzadas, está disponible desde la versión Microsoft Exchange 2007.

 

Configurar regla de correo para firma

Desde el Centro de Administración de Exchange, en el menú de la izquierda, hacer clic en Flujo de correo.

 

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La primera opción ya corresponde a la configuración de las Reglas que es donde se configura qué se tiene que hacer con una entrada o salida de correo electrónico. En este caso, añadir la firma corporativa con los datos del usuario remitente.

 

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Hacer clic en el botón Agregar (símbolo de +) para crear una nueva regla. Se despliega un menú con diferentes opciones. Hacer clic en la primera opción, Crear una nueva regla.

 

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Se abre una nueva ventana para crear una nueva regla. Indicar el nombre, por ejemplo, firma de correo.

 

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Se tienen que configurar dos filtros: Cuando se aplica la regla y qué tiene que hacer:

Aplicar esta regla si… Se especifica cuando se tiene que aplicar la regla. Encontramos diferentes opciones a filtrar según la necesidad que tengamos:

  • El remitente es
  • El destinatario es
  • El remitente está ubicado dentro o fuera de la organización
  • El destinatario está ubicado dentro o fuera de la organización
  • El remitente es un miembro de
  • El destinatario es un miembro de
  • El asunto o el cuerpo incluye
  • La dirección del remitente incluye
  • La dirección del destinatario incluye
  • El contenido de cualquier documento adjunto incluye
  • O bien todos los mensajes

Como que se quiere añadir una firma a todos los correos que salen de la empresa, seleccionar la opción El remitente está ubicado…

 

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El filtro pide donde tiene que estar ubicado el remitente: dentro o fuera de la empresa. Seleccionar dentro y hacer clic en el botón Aceptar.

 

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Se puede jugar con las opciones que el remitente sea alguien en concreto o que pertenezca a un grupo para afinar la regla.

 

La acción a realizar será… Hacer lo siguiente. Es decir, se especifica que tiene que hacer el servidor cuando se cumpla el filtro anterior:

  • Reenviar el mensaje para su aprobación a otro destinatario
  • Redirigir el mensaje a otra dirección
  • Rechazar el mensaje con una explicación
  • Borrar el mensaje sin decirlo a nadie
  • Enviar una copia oculta del mensaje a otra persona
  • Anexar un aviso de responsabilidad

¡Uy, quizás se os han abierto los ojos! Para la firma de correo, seleccionar la opción Anexar un aviso de responsabilidad.

 

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Hacer clic en la opción Escribir texto para indicar qué tiene que poner, claro.

 

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No esperéis un entorno de edición completo. Encontraréis un cuadro de texto donde se tiene que escribir o pegar el mensaje que se quiere añadir a cada correo electrónico. Se puede utilizar código HTML para dejarlo más bonito. Combinado con las siguientes variables para identificar cada usuario. Los datos de estos campos salen de lo que hay informado en la cuenta del Active Directory para cada usuario. Las variables se abren y se cierran con dos símbolos %%:

  • DisplayName
  • FirstName
  • Initials
  • LastName
  • Office
  • PhoneNumber
  • OtherPhoneNumber
  • Email
  • Street
  • POBox
  • City
  • State
  • ZipCode
  • Country
  • UserLogonName
  • HomePhoneNumber
  • OtherHomePhoneNumber
  • PagerNumber
  • MobileNumber
  • FaxNumber
  • OtherFaxNumber
  • Notes
  • Title
  • Department
  • Company
  • Manager
  • CustomAttribute1 to CutomAttribute15

Por ejemplo, para añadir el nombre y la dirección de correo electrónico, el código a pegar por un formato normal de texto sería:

%%DisplayName%%
%%Email%%

O bien, como lo que muestra la fotografía combinando código HTML. Hacer clic en el botón Aceptar para guardarlo.

 

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El sistema permite encadenar más acciones haciendo clic en el botón Agregar acción.

 

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Establecer una prioridad de ejecución a la regla si hay más de una regla, auditar su ejecución, establecer el modo de ejecución (exigida) y establecer una franja de ejecución de la misma.

Como en toda configuración de reglas enlazadas, se permite indicar si no se bloquea la ejecución de más reglas. Las últimas dos opciones se refieren al comportamiento del mensaje si hay problemas con la regla y donde se busca la dirección del remitente, por defecto en el encabezado. Se pueden dejar por defecto.

Hacer clic en el botón Guardar para crear la regla.

 

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Se ha creado y activado la nueva regla. Desde este apartado se puede deshabilitar la regla, marcando el checkbox de Activada para evitar ejecutar su ejecución sin necesidad de borrarla.

 

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Comprobar el funcionamiento de la regla

Desde un cliente del Exchange, por ejemplo Microsoft Outlook Web App. Tener en cuenta que no se tiene que configurar nada en el cliente, simplemente crear un nuevo mensaje de correo electrónico. Escribir con normalidad el correo, el usuario NO verá ninguna firma ni nada diferente, y hacer clic en Enviar.

 

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En cambio el receptor del mensaje ve la firma que ha añadido la regla de firma de correo.

 

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A partir de aquí, imaginación al poder para crear firmas chulas.

Nota personal sobre la firma de correo

De este sistema hay una cosa que no me termina de gustar demasiado: si se contesta el correo encadena el texto al final del correo electrónico, y para mi gusto, estéticamente queda feo.

En estos casos, hay que combinar un poco las reglas de excepción y alguna etiqueta que nosotros conozcamos en el código de la firma. Con este código se puede crear una excepción a la regla de que si lo encuentra no lo aplique.

Desde el Centro de Administración de Exchange, hacer clic en Flujo de correo > Reglas. Seleccionar la regla, hacer clic en el botón Modificar (el lápiz).

 

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Hacer clic en el botón Agregar excepción.

 

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De la lista, seleccionar una característica que nos venga bien, por ejemplo, el Asunto o el cuerpo. Otra vez seleccionar qué debe tener: el asunto incluye cualquiera de estas palabras.

 

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Añadir parte del código de la firma que se ha puesto para obviarla. Recordar NO poner las variables en este apartado ya que se han combinado, puede ser cualquier parte del código, por ejemplo la dirección que hace referencia a una foto o al perfil de empresa, etc… Hacer clic en el botón Agregar a cada palabra que debe encontrar y en el botón Aceptar cuando esté todo correcto.

 

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Volvemos a guardar las modificaciones haciendo clic en el botón Guardar. En la foto se ha puesto la excepción de la ruta de una imagen de la firma del correo electrónico.

 

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17 comentaris per a
“Regla firma correo electrónico”

  1. Si en un tenant tienes mas de una dominio como se crearia la regla, para que cada dominio tenga su firma.
    Saludos

     
  2. es muy bueno y bien explicado aunq la ultima parte no la entendi bien y creo q es por lo q se responde el correo la firma no se aprecia bien, queria preguntar como se eliminan las firmas si se aplica esta regla de manera masiva

     
    1. Simplemente deshabilitando o borrando la regla. No es que hagas ninguna configuración a cada usuario, simplemente cuando el correo pasa por el connector de envio se le añade dicha información. Al desactivarla deja de añadir la información.

       
    1. Si la firma la creas a nivel de transporte de Microsoft Exchange, el usuario no visualiza la firma que se incrusta. La explicación es que la firma se monta en el lado servidor, cuando este recibe el correo electrónico del usuario, antes de enviarse al servidor de destino.

      No en el apartado cliente que es donde interviene el usuario.

      Al configurar este tipo de reglas se debe especificar a los usuarios, ya sea manualmente o por GPO, que no utilicen firmas de correo. Por otra parte, se consigue que todas las firmas sean corporativas, dando una imagen coherente al exterior. Que me he encontrado de todo en este mundo.

      Saludos,

       
  3. Buenos días Josep Maria,
    primero que nada, muchas gracias por el artículo. Realmente es lo que necesitaba. Está muy bien explicado y es muy útil.

    Solo una duda. Es posible añadir la foto de cada usuario en esta firma?

    Muchas gracias de antemano!

     
  4. Muy bueno, pero tengo una consulta. Si quiero incluir alguna imagen donde la debo de copiar en el server de Exchange.

    Gracias

     
  5. Hola,
    yo la tengo colgada en onedrive y pongo como src=»https://…» y no me la coge, como si no la encontrara.

    ¿sabes que puede ser?

    Gracias.

     
  6. Lo acabo de implementar y me ha resuelto un tema que tenia pendiente, pues cada usuario estaba creando su firma de la mejor forma que pudieran.
    Ahora debo ver como trabajar con delegación de buzones para que sea un delegado con firma, responda a correos del jefe.

     

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