Panel de control con PowerBI

Es  innegable que hoy en día la información es poder. Pero no cualquier tipo de información, a menudo la gran cantidad de información también genera desinformación. Hay que explorar, buscar, ordenar, escoger y sobre todo, saber interpretar y utilizar la información obtenida. En definitiva, hacer lo que popularmente se conoce como BIG DATA. El big data no es una cosa reservada a las grandes empresas o organizaciones. Las pequeñas y medianas empresas también pueden beneficiarse y, ahora más que nunca.

¿Cuántos de vosotros tenéis paneles de control personalizados de las acciones realizadas por la fuerza comercial en contra de las ventas conseguidas? ¿Cuántos de vosotros controla la eficiencia de los trabajadores en contra de los trabajos acabados? Y un largo etc… que se define en la imaginación de cada uno.

Por muy pequeñas que sean las empresas, todas tienen una cosa en común: datos y el uso que de éstos hacen.

En esta entrada os quiero dar a conocer un nueva herramienta al alcance de todos que permite extraer datos en forma de gráficos de forma sencilla: Microsoft PowerBI.

A grandes rasgos, Microsoft PowerBI permite crear paneles de control o cuadros de resumen de forma rápida y completamente personalizada. Basándose en una conexión a los datos, ya sea en archivos de texto como Excel, CSV, XML; bases de datos estructuradas como SQL Server, Oracle, MySQL, DB2, PostgreSQL, Sybase, Access; el propio Microsoft Azure o bien otros servicios de pasarela como Facebook, Active Directory, Hadoop, Google Analytics, Salesforce, etc…

Microsoft PowerBI puede manipular los datos a modo de consulta y extraer la información gráfica deseada y crítica, sin grandes conocimientos en gestión de bases de datos.

¿Como acceder a Microsoft PowerBI?

Como no, de la web oficial de Microsoft PowerBI: https://powerbi.microsoft.com/es-es. Antes que nada, tenéis que saber que Microsoft PowerBI es un servicio de análisis de datos en la nube. Formando parte de Office 365 (servicios por uso).

El producto dispone de dos versiones de uso: una de gratuita y otra de pago por suscripción. ¿La diferencia? La versión de pago aumenta la cantidad de datos, los períodos de actualización de las gráficas, uso de fuentes de datos externos y publicación de datos para uso de colaboración entre usuarios mediante Office 365.

Para generar estos datos y hacer los diseños se dispone de una herramienta de escritorio que podéis utilizar siempre en local: Microsoft PowerBI Desktop. De su instalación y uso básico os hablo en esta entrada.

En la misma web también hay una versión sólo de consulta para móvil Windows, Apple iOS y Android. Esta versión permite visualizar los modelos definidos con PowerBI Desktop y alojados en el servicio de la nube. Por si estamos dando vueltas por estos mundos de Dios y no queremos perder comba de los datos.

Microsoft PowerBI Desktop

Es el editor o modelador de datos analíticos con los que se crean los paneles de control. La aplicación se tiene que descargar y instalar para poder utilizarla. Se puede descargar accediendo a la propia web de PowerBI en el apartado de la aplicación de escritorio: https://powerbi.microsoft.com/es-es/desktop.

A pesar de estar en el apartado de la aplicación de escritorio, en la parte superior encontramos en todo momento la opción de inicio de sesión para el servicio en la nube. En medio de la página, el botón para descargar el producto y debajo de éste las opciones avanzadas de descarga. Haciendo clic en el botón el sistema ya reconoce el tipo de sistema operativo necesario y empieza la descarga automáticamente. En caso de hacer clic en el enlace de las opciones avanzadas, se puede especificar el idioma en que queremos la aplicación y la versión del mismo: 32 bits o 64 bits.

Una vez descargada la aplicación hay que instalarla. Hacer doble clic en el icono del instalador.

Se inicia el asistente para la instalación. En esta primera pantalla hay la posibilidad de enviar los informes de problemas de la aplicación a Microsoft. En caso de no querer enviarlo, desmarcar el checkbox. Hacer clic en el botón Siguiente para continuar.

Aceptar los términos de uso de la licencia de la aplicación. Marcar el checkbox y hacer clic en el botón Siguiente.

Ubicación donde se instalará la aplicación, se puede dejar por defecto. Hacer clic en el botón Siguiente.

Posibilidad de crear un acceso directo de la aplicación en el escritorio. Se puede dejar el checkbox marcado y hacer clic en el botón Instalar.

El sistema operativo pide permiso para instalar la aplicación. Hacer clic en el botón Si.

Al finalizar, se puede dejar el checkbox marcado para iniciar ya la aplicación, hacer clic en el botón Finalizar.

Se inicia por primera vez la aplicación.

Aparece una página de tutorías de la aplicación. No está de más dar una vuelta por estos vídeos para entender mejor el concepto de trabajo de la aplicación. En caso de no querer ver esta página cada vez que se inicia la aplicación, desmarcar el checkbox de Mostrar esta página de inicio y pulsar la combinación de teclas ALT+F4 para cerrarla.

Este es el apartado principal de la aplicación, donde se visualizan y se editan las gráficas, es decir, los paneles de control. Pero sin datos no vamos a ninguna parte.

Definir el origen de datos en PowerBI Desktop

Ponemos un ejemplo inventado de datos para la prueba de concepto de la aplicación. Supongamos que tenemos una tienda con cuatro comerciales y que se venden tres tipos de bicicletas. ¿Cómo extraemos estos datos? Primero hay que tener un registro de las ventas, en este caso, para simplificar, se utiliza una hoja de cálculo Excel con dos pestañas: Ventas y Productos.

Desde la pantalla principal de la aplicación, en la barra de herramientas, hacer clic en la opción Obtener datos. Del desplegable de origen de datos, hacer clic en Excel.

Indicar el archivo Excel donde están los datos y hacer clic en el botón Abrir.

Se inicia el asistente para seleccionar los datos con los que se quiere trabajar. En el ejemplo, el archivo Excel que contiene dos hojas: Ventas y Productos. Haciendo clic sobre cada una de ellas se visualizan los datos que contiene en la parte derecha.

Marcar el checkbox de ambas hojas para poder trabajar con sus datos dentro de PowerBI. Se habilitan los botones de la parte inferior. Hacer clic en el botón Cargar para seleccionar los datos y poder trabajar con ellas, o bien hacer clic en el botón Editar si se quieren retocar (realizar subconsultas o filtros) antes de utilizarlas. Siempre se pueden retocar los orígenes de datos. Hacer clic en Cargar.

Se crean los dos modelos de datos (las dos hojas: ventas y productos). En la pantalla principal, a la derecha está la columna de campos. En ella, aparecen las tablas con los campos que las forman para poder utilizar en los informes o gráficos, marcando o desmarcando los checkbox.

Un poco de edición avanzada, asegurar la relación que tienen las dos tablas: Ventas con productos. En la barra lateral izquierda o en la barra de herramientas, hay la posibilidad de gestionar las relaciones. Hacer clic en el botón Administrar relaciones.

De entrada el sistema ha sido bastante inteligente para crear una relación entre las dos tablas para la columna de producto. En caso de querer definir más, hacer clic en el botón Nuevo. Se van estableciendo las tablas y las columnas  que las relacionan. Ahora no se puede hacer porque, como es normal, el sistema ya ha creado una para la única columna que se puede en este caso y no se pueden repetir.

Para visualizar los datos obtenidos, en la barra izquierda, el segundo icono, nos permite visualizarlos y afinar la consulta para obtener resultados o hacer cálculos antes de poder presentar los datos.

En este apartado sí se debe tener un poco más de conocimiento de minería de datos (como el que busca diamantes) para sacar aún más jugo de los datos. Se pueden crear nuevas columnas calculadas, hacer operaciones entre ellas, etc…

Volviendo a la pantalla principal, de entrada tenemos una página en blanco (página 1). Supongamos que se quiere el listado con el precio de venta de cada producto. En el apartado de campos de la parte derecha, ir marcando el checkbox del campo que se quiere visualizar: Fecha, Comercial, Producto y Precio. Ya tenemos el listado hecho.

Para visualizar el total de la venta, en la parte derecha, apartado de visualizaciones, hacer clic sobre el campo PRECIO. En el desplegable, seleccionar Suma.

¿Tenemos el resultado? ¡NO! Este resultado sería correcto si la columna «precio» estuviera en la tabla de ventas, pero como que no lo está el resultado que se visualiza es la suma de la columna precio de la tabla de Productos. Tened cuidado con estas cosas ya que son errores habituales cuando se trabaja con tablas relacionadas.

En su lugar se tiene que crear una nueva columna calculada para que se pueda aplicar esta suma correctamente. En la barra superior, hacer clic en Editar consultas.

En la parte izquierda, donde figuran todos los datos, hacer clic en la tabla donde se quiere añadir la nueva columna, la de Ventas. En la barra de herramientas, hacer clic en el botón Combinar consultas para fusionar las dos tablas: Ventas y Productos.

Se inicia el asistente de combinación, por defecto la primera tabla es la de ventas, hay que indicar la segunda tabla: Productos en el desplegable.

Hacer clic sobre la columna Producto de las dos tablas para relacionarlas para la combinación. Hacer clic en el botón Aceptar para hacer la combinación.

Se ha creado una nueva columna.

Botón derecho sobre el encabezado, en el menú desplegable, hacer clic en Cambiar el nombre para poner un nombre más descriptivo, PrecioVenta, por ejemplo.

Notar que el encabezado dispone de un icono con dos flechas, esto indica que el resultado que devuelve no es una sola columna sino que son varias. Hacer clic en el icono para especificar que sólo enseñe el precio, desmarcando en el desplegable el resto de campos. También se puede sacar el checkbox para añadir un prefijo al campo. Hacer clic en el botón Aceptar para aceptar los cambios.

Ahora si tenemos una tabla de ventas con los precios de cada producto que se consigue de la tabla de productos. Hacer clic en el botón Cerrar y aplicar para volver a la pantalla principal para poder utilizar estos datos.

Se puede comprobar el cambio con la nueva columna en el apartado de Campos, donde en la tabla Ventas se ha añadido un nuevo campo con el símbolo de Suma para poder utilizar.

Todo listo para poder empezar a hacer los paneles de control.

Crear un panel de control con PowerBI Desktop

Bien, ahora sí podemos repetir el informe que se ha hecho antes utilizando sólo los campos de la tabla de Ventas y el total ya es el correcto.

¿Hacemos un listado para cada comercial?

En la barra inferior, hacer doble clic sobre el nombre de la página para poder cambiarle el nombre. Al lado del nombre de la página, hacer clic en el botón + para crear una nueva página.

En la nueva página cambiarle el nombre por uno de comercial. Y sí, funciona el copiar y pegar. Copiamos el listado de la otra página y la pegamos en esta mediante los botones de la barra de herramientas.

Pero sólo se quieren visualizar los datos de un comercial en concreto, hacer clic sobre la tabla de datos de la nueva página. En el panel de la derecha de visualizaciones, en el apartado filtros con los diferentes campos. Dejar marcado el comercial en cuestión. El listado se actualiza automáticamente.

¿Y las gráficas? Tan sencillo como en el apartado de visualizaciones hacer clic en el tipo de gráfico que se quiere crear. Añadir los campos en los diferentes ejes y valores arrastrándolos a la parte correspondiente.

Esto ya empieza a coger forma. Imaginación al poder.

Todo esto es muy bonito, pero los datos son dinámicos. ¿Que pasa si se cambian los datos y se quiere actualizar el panel? En la barra de herramientas, hacer clic en el botón Actualizar.

Con el panel creado, se puede publicar en la cuenta de PowerBI.com (el servicio de la nube) para poder acceder a estos datos desde cualquier lugar, o bien guardarlo en nuestro equipo para utilizarlo de forma local.

¿Cuál será, o más bien ya es, el siguiente paso?

No es el objetivo de esta entrada, pero os tengo que decir que estos tipos de herramientas han evolucionado aplicando la inteligencia artificial. En este punto tiene un papel muy importante Microsoft Azure, con la Machine Learning. En ella, también a partir de un origen de datos, se define un modelo de datos parecido al que hemos hecho, pero añadiendo una capa de negocio a seguir, generando de forma automática resultados predictivos sobre los datos proporcionados. Parece un poco complicado, pero en nuestro día a día, lo estamos viendo continuamente.

Permitidme unos ejemplos para aportar un poco de luz a su potencial:

• ¿Quién no ha comprado nunca en una tienda en línea? ¿Os habéis fijado que a menudo, después de añadir un producto al cesto os proporcionan algunos de relacionados? ¿Pensáis que es una simple casualidad, o bien que está completamente estudiado que os pueden enseñar para picar el anzuelo? Creedme lo he visto con mis propios ojos el potencial que tienen estas herramientas y sencillamente nos venden lo que quieren y cuando quieren.
• Un caso parecido son los billetes de avión. Antes de hacer la compra nunca sabes si tienes el mejor precio ni el momento oportuno para hacer la compra. Hoy entras en la o las webs para consultarlo y tienes un precio, al cabo de tres días otro y así sucesivamente, subiendo y bajando continuamente; fruto del cruce masivo de datos entre servicios, modelos avanzados de predicción, etc… todo para maximizar el beneficio de la empresa.
• El último caso que os expongo es el de los ascensores ThyssenKrupp que mediante el uso del Internet de las Cosas (IoT) les permite determinar que piezas pueden fallar, cuando, qué hay que mejorar, etc… en definitiva, predice cuando se debe hacer el mantenimiento y si es necesario dar preferencia a uno en contra de otro con un único objetivo, la fiabilidad del producto. Podéis leer este testimonio de la web de Microsoft.

En definitiva, sí, la explotación de datos es para vosotros y vuestras empresas. ¿A qué esperáis a poneros? Tenéis una herramienta sencilla a vuestro alcance por donde empezar, Microsoft PowerBI, comenzad a jugar, a extraer datos de vuestros ERPs y CRMs. Y no, no es otro dolor de cabeza para la empresa, una herramienta más a mantener. Más bien es una ayuda para que los usuarios puedan extraer por ellos mismos los datos que necesiten, sin poner en peligro la integridad de los mismos.

No tengáis miedo en desplegar y formar a los usuarios en estas herramientas, son ellos quienes las deben utilizar, quienes las piden y a quienes les facilita su trabajo.

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