Delegar buzón de correo

Delegar la gestión del correo electrónico o bien el calendario a otra persona no es nada extraño en equipos de trabajo: la secretaria gestiona el buzón de su jefe, buzones de entrada genéricos que detrás hay todo un equipo, compartir los calendarios con los miembros del equipo, etc… Microsoft Exchange permite esta funcionalidad de diferentes maneras según las necesidades de cada uno.

Diferenciamos la manera de hacerlo en tres grupos:

  • Delegar o asignar permisos a elementos del buzón. El propietario del buzón controla en todo momento los permisos de acceso a sus elementos. Es él quien establece o elimina los permisos.
  • Permitir enviar en nombre de o como. Se diferencia enviar en nombre de, en que quien envía el correo electrónico es el usuario que ha iniciado sesión, indicando que lo hace en nombre de la otra persona. De la opción enviar como, en que quien envía el correo electrónico es la dirección que se indica en el campo De, sin diferenciar si es realmente este usuario o otro quien envía el mensaje. En este último supuesto tiene que ser el administrador de Exchange quien establece este permiso. Tener permisos para enviar correos electrónicos no implica tener permisos para visualizar el contenido del buzón.
  • Acceso completo al buzón. También es un permiso que solo puede establecer el administrador de Exchange. En este caso, el usuario al que se le asigna tiene acceso completo, visualizando el buzón como si fuera suyo. Tener acceso completo, no quiere decir poder enviar correos electrónicos (se puede combinar), pero sí anula los permisos de delegar que pierden sentido.

Nota LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos Española) sobre este supuesto. Técnicamente la configuración es posible, no obstante, a nivel de empresa, tenéis que disponer de la correspondiente hoja informativa firmada por el usuario, conforme es consciente que el buzón es de la empresa y no de uso particular. Siendo accesible por otros usuarios sin previo aviso.

 

 

Para comprender mejor su funcionamiento utilizaré dos buzones: el «jefe» y la «secre». Las siguientes configuraciones se hacen en un entorno Microsoft Exchange 2013, con el cliente Outlook Web App. Recuerdo que estas funciones se encuentran disponibles en Microsoft Exchange 2003, 2007 (si tenéis alguno de estos dos ya toca actualizar!) y 2010. Así como en el entorno Microsoft Exchange Online.

 

 

 

Delegar desde el buzón del usuario

El usuario accede a su buzón mediante el cliente de correo electrónico Microsoft Outlook Web App (también Outlook), en este caso el «jefe«.

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Él, en el apartado de correo, selecciona la carpeta a la que quiere dar acceso a la secretaria. Por ejemplo, la bandeja de entrada. Botón derecho, seleccionar permisos.

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De manera predeterminada, nadie más que el propietario tiene acceso a la carpeta. Hacer clic en el botón Agregar (+).

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Introducir la dirección de correo de la persona a quien se quiere delegar el acceso y hacer clic en el botón Agregar.

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Se añade el nuevo usuario, pero sin permisos. Seleccionar el usuario, en el apartado de permisos, opción nivel de permisos, seleccionar uno de los roles disponibles.

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Por ejemplo Editor. En la parte inferior se detalla el nivel de permisos del rol escogido. Se puede terminar de personalizar según las necesidades de cada caso. Hacer clic en el botón Aceptar para aplicar los cambios.

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Iniciar sesión en el buzón (Outlook Web App) con el usuario «secre«. A priori no se observa ningún cambio en el entorno. Botón derecho sobre el nombre del buzón de la secretaria y, en el menú de opciones, hacer clic en Agregar carpeta compartida.

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Indicar la dirección del «jefe» y hacer clic en el botón Agregar.

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Debajo del buzón de la secretaria aparece uno de nuevo, el del «jefe». Si desplegamos su contenido, no visualizamos todo el buzón, sino sólo la carpeta a la que se ha dado permiso (la bandeja de entrada).

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La «secre» puede abrir los correos electrónicos de la bandeja de entrada de correo electrónico del «jefe», pero ¿puede responder sus correos? La respuesta es , pero lo hace con su dirección, no con la del «jefe».

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Esta configuración es útil para la comunicación con equipos de trabajo, donde hay un buzón de entrada principal (comercial, ingeniería, proyectoA…) y cada usuario responde con su propia cuenta.

¿Ei, pero si quiero que el correo electrónico lo envíe la secretaria como si fuera el «jefe»? Se puede hacer, claro, pero lo tiene que hacer un administrador con las herramientas de administración de Exchange como se ve más adelante en esta entrada.

 

¿Y el calendario?

Volvamos al buzón del «jefe». En este caso en el apartado de Calendario. Hacer clic en la opción Compartir.

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En compartir, introducir la dirección de correo electrónico de la «secre». El sistema valida el usuario y permite establecer el nivel de permisos. Al igual que con la carpeta de correo, escoger uno de los roles preestablecidos.

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El más completo es el Delegado, que puede ver todas las citas y gestionarlas. Es muy buena opción para poder establecer citas privadas, en que el delegado ve que la franja está ocupada por una cita privada, pero no el contenido de la misma. Hacer clic en Enviar cuando todo esté correcto.

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Volviendo a la «secre», en su bandeja de entrada ha recibido un correo electrónico del «jefe» indicando que ha compartido su calendario. Haciendo clic en la opción Agregar calendario hace que se cargue automáticamente en su apartado de otros calendarios.

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La «secre» puede crear nuevas citas en el calendario del «jefe».

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El «jefe» visualiza las nuevas citas en su calendario como si él mismo las hubiera creado. También las puede modificar y borrar, si así lo desea.

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Ahora bien, si el «jefe» quiere crear una cita que no vean los delegados, sólo hay que marcar el checkbox «Marcar como privada» de las propiedes de la misma.

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En el calendario del «jefe» se visualiza el contenido, identificando la cita como privada con el icono de un candado

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En el calendario de la «secre» se visualiza el contenido de las citas que no son privadas, pero las que son privadas se indican como tales, sin poder visualizar ni editar.

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Enviar en NOMBRE de otra persona

Independientemente que se tengan permisos para visualizar un buzón, se puede enviar en nombre de otra persona cambiando el campo DE a la hora de hacer el correo electrónico. Se requieren permisos de delegación específicos para poder hacerlo.

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El resultado es que el correo electrónico lo envía el usuario que ha iniciado sesión (en este caso «secre») indicando que lo hace en nombre de la otra persona (el «jefe»).

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Estos permisos, aparte de la delegación que pueda hacer el propio usuario, se controlan desde el administrador de Exchange. Desde la consola de administración, apartado Destinatarios > Buzones.

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Seleccionar el buzón al que se quiere dar permiso de acceso a otras personas, el del «jefe». Hacer clic en el botón Modificar (el lápiz).

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En las propiedades del buzón, hacer clic en la opción Delegación de buzones. Donde se encuentran tres apartados diferentes: Enviar como, enviar en nombre de y acceso completo.

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Analizamos la funcionalidad de cada apartado detenidamente:

  • Enviar como. Las personas que se añaden en este apartado pueden enviar con la dirección de correo electrónico, del «jefe», com si lo hiciera él mismo. Se cambia el DE por la dirección del «jefe» y se envía el correo electrónico.

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El destinatario recibe el correo como si lo hubiera enviado la persona propietaria del buzón, no hay ninguna diferencia. En ninguna parte se especifica lo contrario.

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  • Enviar en nombre de. La persona a la que se le da permiso, puede enviar con la dirección del «jefe», pero en el correo se indica que lo hace la otra persona, la «secre», en nombre del «jefe».

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  • Acceso completo. Corresponde a los permisos de modificación y visualización del contenido de todo el buzón, sin que el propietario controle los accesos ni tenga que hacer ninguna acción para autorizarlo. El usuario que tiene permisos sobre otros buzones los visualiza en su cliente como buzones adicionales suyos.

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Ojo, cuando el acceso es completo, las citas privadas se vuelven normales, se visualiza y se puede editar su contenido.

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Volviendo a la pantalla de gestión del buzón, no lo he comentado antes, para modificar los permisos es tan sencillo como Agregar o eliminar el usuario o usuarios en la opción que corresponda. Haciendo clic en el botón Guardar para aceptar las modificaciones.

 

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4 comentaris per a
“Delegar buzón de correo”

  1. Cuando delego un buzón y permito «enviar como», los elementos enviados se guardan en el buzón del delegado y también en el buzón compartido. Como hago si quiero que el mensaje enviado se guarde solo en el buzón compartido?

     
    1. Hola Mary,

      Con los permisos de enviar, ya que actúas como ese usuario, no con el enviar como. Todo tiene sus pros y contras, en uno el destinatario verá que lo envia otra persona en nombre de …; en el otro caso no existe esta diferencia.

      Saludos,

       
  2. Hola,

    Muy igualitario eso de EL jefe y LA secre…. claro!! es que las mujeres no pasamos de secres, pero vosotros llegaís a jefes… menos mal que es así, si no este mundo iría fatal.

    Te invito a que consultes el significado de la palabra de moda: micromachismo, y por supuesto a que en próximos tutoriales tengas un poco más de clase a la hora de poner ejemplos.

    Un saludo,

     
    1. Hola Silvia, siento que te hayas sentido ofendida, no es esta mi intención.

      No voy a entrar en este tipo de discusiones ya que no son el objetivo del blog ni llevan a ningún lado.

      Mi opinión personal es que no me gustan estas diferenciaciones «políticas» y no voy a entrar en el juego. Para mi todos son personas iguales, ambos géneros ejercen los mismos roles indistintamente, quien quiera separarlos allá ellos.

       

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