Copia de seguridad y sincronización OneNote

Tener una buena copia de seguridad y sincronización OneNote es imprescindible en mi día a día para tener disponible toda mi información, esté donde esté y con el dispositivo que tenga a mano.

Para los que no os suena el nombre de Microsoft OneNote, tenéis que saber que consiste en la gestión de libretas, simples, como las de espiral o Moleskine de toda la vida. Donde puedes escribir y capturar lo que quieras: notas, listas, páginas web, vídeos, archivos, etc… También puedes echar un vistazo a esta entrada sobre la gestión de notas con OneNote.

Tener un sistema confiable donde viertes todo tu día a día es muy productivo, pero a la vez también es donde, si no se entiende el funcionamiento o no se configura correctamente, puede empezar a surgir algún que otro pequeño problema con la información y sincronización OneNote.

No han sido pocos los usuarios que han perdido parte de la información guardada en el OneNote por no tener correctamente configurada la sincronización OneNote y/o sin copias de seguridad. Ya sea por desconocimiento o porque se ha estropeado el ordenador que estaban utilizando sin una sincronización OneNote acabada.

¡Asegurar que la sincronización OneNote con la nube se realiza constantemente y correctamente es esencial!

Si, aparte de la sincronización OneNote con la nube, lo combinas con una copia de seguridad local en otra ubicación te aseguras de tener toda esta información tan valiosa a buen recaudo. La regla del 3-2-1 de las copias de seguridad: tres copias de seguridad, en dos sitios diferentes y al menos una de externa.

¿Que aplicación de OneNote tengo que utilizar?

Esta es una muy buena pregunta ya que actualmente existen unas cuantas aplicaciones de Microsoft OneNote, sin ser exactamente iguales la una de la otra:

Microsoft OneNote 2016 y anteriores, versión escritorio. A partir de la versión Office 2019 esta aplicación deja de estar disponible en la suite, a favor de la versión universal. Ver el apartado de OneNote versión escritorio de esta entrada para conseguir los instalables de la versión 2016.
Microsoft OneNote, versión universal (UWP). Es la que incorpora Microsoft Windows 10 de serie o que se puede descargar desde la tienda de aplicaciones de Microsoft.
Microsoft OneNote, versión web. Accesible desde el navegador cuando se accede tanto en el entorno Microsoft Office 365 (empresa o educación) como en el entorno Microsoft OneDrive (personal).
Microsoft OneNote mobile, versión para móviles de esta aplicación. Que dejo un poco al margen de esta entrada al ser muy parecida a la versión universal.

Paréntesis más personal…

Mi opinión personal es que, por favor, se pongan las pilas con la versión universal. Si bien quieren dejar esta versión como única, no es del todo ágil como la versión de escritorio al gestionar grandes cantidades de información. Si está pensada en el entorno táctil i escritura, ¡però también hay que pensar en el resto! El hecho de tener que abrir treinta ventanas para cosas que podrías tener más a mano la hace un poco engorrosa.

Otro aspecto que podría ser un inconveniente menos grave es el no poder disponer de blocs de notas en local, sin estar sincronizados en la nube, ya sea en tu equipo como en una ubicación de red. Todo tiene que pasar a estar en la nube y algunas empresas todavía les cuesta dar este paso. Eso quiere decir que tampoco puedo hacer una copia de seguridad en local, fuera del entorno Microsoft.

… final del paréntesis personal.

Las diferencias entre las dos aplicaciones Microsoft OneNote (escritorio y universal). Dejo al margen la aplicación web ya que se parece mucho a la universal.

El Microsoft OneNote versión escritorio de la suite de Office de toda la vida para entendernos, permite trabajar con blocs de notas fuera de línea, compartidos en una red local y sincronizados con la nube. Tiene todas las opciones tradicionales y permite hacer las copias de seguridad locales. Sin embargo, Microsoft ya ha anunciado su discontinuidad, es decir, se mantiene la aplicación pero no se incorporarán más novedades, es más, en la versión de Office 2019 ya no aparece esta aplicación,

Microsoft OneNote versión universal (UWP) incorporado a Windows 10, sólo permite trabajar con blocs de notas sincronizados con la nube. Eliminando la posibilidad de trabajar de forma local y, por lo tanto, sin disponer de copias de seguridad aisladas del entorno Office 365 de nuestros blocs de notas. Está más optimizada para el uso de dispositivos táctiles y es la aplicación a la que se le incorporan las últimas novedades y mejoras.

Después de esta introducción al estado de Microsoft OneNote vamos al grano a configurar correctamente la sincronización y copia de seguridad de los blocs de notas.

Microsoft OneNote (aplicación escritorio)

Recuerdo que esta versión del Microsoft OneNote permite la sincronización con la nube, blocs de notas compartidos en la red local y la copia de seguridad de los mismos, pero que muere con la versión Microsoft Office 2016. El soporte de actualizaciones y resolución de problemas llega hasta octubre de 2020.

Si queréis utilizar la versión de escritorio con el Microsoft Office 2019 o las nuevas versiones de Office 365, podéis descargar los instalables de la web de Microsoft. Ojo, sólo funciona con una cuenta de Microsoft Office 365, no con los planes gratuitos:

Copia de seguridad local de los blocs de notas

La copia de seguridad local es una de las ventajas actuales y exclusivas de la aplicación de escritorio de OneNote. A fecha de esta entrada, la funcionalidad no existe en la versión universal ni en la web.

A partir del propio bloc de notas, hacer clic en Archivo para acceder al menú de la aplicación.

Hacer clic en Opciones.

Hace clic en la opción Guardar y copia de seguridad.

Seleccionar la carpeta donde guardar la copia de seguridad.

Por defecto se guarda dentro del perfil del propio usuario, carpeta de sistema AppData\Local\Microsoft\OneNote; pero esta ruta se puede cambiar allí donde sea más adecuado.

De hecho, si el bloc de notas es local, es muy recomendable hacer la copia de seguridad en otra ubicación. Pongamos por ejemplo a una unidad de red. Basta seleccionar Carpeta de copias de seguridad y hacer clic en el botón Modificar para indicar la nueva ruta donde guardar estas copias de seguridad.

Las otras opciones de copia de seguridad es precisamente cuando queremos que se haga la copia de seguridad de forma automática o si se quiere hacer una copia de seguridad manual ahora mismo.

Dependerá del uso que se haga de la aplicación OneNote. Por defecto está configurado a una vez por semana y guarda dos copias de seguridad. Personalmente , utilizo mucho el OneNote y el período de copia de seguridad es de cada día con una retención de 5 copias.

Sincronización OneNote con la aplicación de escritorio

La funcionalidad de sincronización OneNote es la misma o muy parecida a todas las aplicaciones OneNote. Sólo debemos tener presente que realmente se están sincronizando, identificándose en NO tener el símbolo de sincronización en la parte inferior del icono del bloc de notas.

Para asegurarlo, botón derecho sobre el nombre del bloc de notas y seleccionar Estado de sincronización del bloc de notas. Asegurarse que el estado esté Actualizado y no en proceso de sincronización. En caso que no esté sincronizado, podéis hacer clic en el botón de sincronizar en este momento.

Microsoft OneNote (aplicación universal)

Recuerdo que esta versión del Microsoft OneNote sólo permite la sincronización con la nube.

Al iniciar la aplicación, se nos pide por una cuenta Microsoft asociada donde se crearán los blocs de notas. La cuenta puede ser de uso personal (el Outlook o Hotmail de toda la vida) o profesional (en las suscripciones de Office 365). Seleccionar el que corresponda.

Introducir los datos para iniciar sesión con la cuenta seleccionada y validar las credenciales.

Así de fácil, ya ha cargado el bloc de notas por defecto y ha dejado la aplicación lista para su utilización.

Comprobar la libreta que hay cargada y la sincronización de la misma. Hacer clic en la flecha < para abrir el menú de navegación.

Se observa que hay abierta la libreta de Josep Ma. Botón derecho sobre la libreta para ver las opciones de sincronización.

Seleccionar la opción Sync y a continuación, Sincronización este bloc de notas o sincronización de todos los blocs.

Al hacerlo, el icono de la libreta cambia con el símbolo de sincronización. Cuando aparece este símbolo indica que el bloc de notas se está sincronizando con la nube y, por lo tanto, los datos que hay en la nube y en local no son los mismos.

Si cierro la aplicación en este momento o se cierra el sistema operativo o ordenador, hay la famosa pérdida de datos.

Tenéis que asegurar que siempre tengáis los blocs de notas sincronizados entre sí, no cuesta nada de vez en cuando , hacer un botón derecho y decirle que sincronice el bloc.

La otra opción que tenéis que asegurar es que la sincronización se vaya haciendo por si misma. Hacer clic en el botón de menú de la aplicación (los …) y hacer clic en configuración.

Hacer clic en Opciones.

En las opciones Sincronizar los blocs de notas y sincronizar todos los archivos y imágenes, asegurar que tenéis las opciones habilitadas (en ON).

Para comprobar que funciona correctamente la sincronización con la nube, se puede crear una nueva página de prueba.

Acceder a la web donde se ha creado el bloc de notas, en este caso www.onedrive.com, donde se tiene que visualizar la misma página con los mismos datos.

Si se modifica la página en la nube, hasta que el bloc de notas no se sincronice no tendrá la misma información.

Una vez sincronizado, manual o automáticamente, los datos tienen que ser/son los mismos. El bloc de notas local está sincronizado con la misma información y, por lo tanto, podría seguir trabajando con él de forma desconectada, (por ejemplo en modo avión).

¿Que pasa con las copias de seguridad de la página?

En el caso de utilizar la nueva aplicación con el entorno de la nube de Microsoft, sólo se utilizan las copias de seguridad de la propia nube, sin tener una copia de seguridad como tal local.

En cuanto a la modificación de las páginas se utiliza la tecnología de versiones anteriores. Es posible que la versión gratuita no disponga de esta característica. Si no os aparece la opción de recuperación, utilizad la versión web.

Para recuperar una de estas versiones, hay que seleccionar la página de la que se quiere recuperar una parte o versión, botón derecho y hacer clic en Mostrar las versiones de la página. Se puede dar el caso que no haya ninguna versión anterior de la página ya que su generación es automática.

¿Y cuando la página se ha borrado entera?

Se recupera desde las notas borradas, que recuerdo ¡sólo se guardan 60 días desde que se ha borrado!. Desde la aplicación, botón derecho sobre el bloc de notas y hacer clic en Ver notas borradas.

Tal como si fueran secciones, se visualizan las secciones y páginas borradas.

Con el botón derecho sobre la página o sección se puede acabar de borrar permanentemente ahora, sin esperar los 60 días, o bien recuperar a una sección del bloc de notas existente.