Calendarios de sala

En la entrada de delegar el buzón de Exchange se proporciona acceso al buzón personal a otras personas, pudiendo visualizar el contenido. Pero qué pasa cuando la otra persona no es una persona, sino un recurso del cuál se quiere controlar la disponibilidad (calendario). Estoy hablando, por ejemplo, de una sala de reuniones, un proyector de uso comunitario, el coche de empresa, el aula de formación, etc… En estos casos, no tendría que haber un ususario detrás del buzón que lo tenga que mantener, sino que tiene que ser todo más fácil y automático para todos. Microsoft Exchange contempla estas situaciones permitiendo la creación de unos buzones especiales, los buzones de recursos.

Microsoft Exchange 2013 diferencia los buzones de recursos en dos tipos:

  • Recursos de sala
  • Recursos de equipo

La diferencia reside en la manera en que los usuarios pueden hacer la petición o uso del recurso. Para la sala, los clientes Microsoft Outlook Web App y Outlook disponen de una opción especial al crear la cita. Para el equipo, se debe agregar el recurso como un asistente más en la cita. Por lo demás, el funcionamiento de los dos es idéntico.

El buzón de recursos puede ser autónomo o disponer de uno o varios delegados o responsables que la puedan gestionar fácilmente. El hecho de hacer visible la disponibilidad de la sala o recurso al resto de los integrantes les facilita mucho la vida a la hora de programar reuniones o uso de los recursos al ver al instante la disponibilidad de los mismos, sin intervención de nadie.

En caso que el usuario realice la reserva, si esta es automática y es el primer usuario que lo solicita para la franja horaria indicada, se hace la reserva automáticamente. Si hay otro usuario que intenta reservar para la misma franja horaria se le deniega. Si la reserva es por delegado, son ellos los que aprueban o rechazan las peticiones.

Pasamos a la práctica creando y viendo el funcionamiento de un buzón de sala y un buzón de equipo:

Buzón de Sala

Desde el Centro de Administración de Exchange, en el menú de la izquierda, hacer clic en Destinatarios.

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Del menú superior, hacer clic en Recursos.

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Desde este apartado se gestionan los buzones de recursos, ya sean para salas o para equipamientos.

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Para crear un nuevo buzón de sala, hacer clic en el botón Agregar (símbolo de más). Se despliega un submenú para indicar el tipo de buzón: Sala o equipo (equivaldría al coche, proyector, portátil, etc…). Hacer clic en la opción Buzón de sala.

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Indicar los datos para el nuevo buzón de sala: nombre, por ejemplo «Sala de conferencias», alias (el nombre por el que los usuarios lo puedan identificar fácilmente), unidad organizativa del Active Directory donde se creará este recurso, ubicación física de la sala, el teléfono de comunicación, capacidad total. Estas últimas son más bien datos informativos que de funcionalidad. La solicitud de la reserva es donde se especifica si el buzón es automático o manual:

  • la sala acepta o rechaza las solicitudes automáticamente. Si no hay conflicto la primera la acepta, la segunda petición en la misma franja horaria la rechaza.
  • las solicitudes se tienen que aprobar por alguien manualmente. Con lo que se tienen que indicar los delegados responsables de la sala a los que se les enviará la petición de aprobación o rechazo.

Seleccionar según corresponda y hacer clic en el botón Guardar para crear el nuevo buzón.

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Funcionamiento buzón de sala

A veces vale más verlo que explicarlo. Para ver el funcionamiento de los dos tipos de solicitud de reserva, he creado dos buzones: Sala de Conferencias con un funcionamiento automático, y Sala de Reuniones con un funcionamiento por delegado.

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Para utilizar el recurso, el usuario correspondiente, desde el cliente Microsoft Outlook Web App o Outlook, cuando crea una nueva cita en el calendario tiene que añadir la sala a la opción de ubicación conforme la quiere utilizar y esta está libre. Abrir sesión en Microsoft Outlook Web App, hacer clic en Calendario.

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Crear una nueva cita haciendo clic en Nueva cita.

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Indicar el motivo de la cita y, justo debajo, en el apartado Ubicación, hacer clic en el botón Agregar una sala.

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El sistema busca las salas disponibles en la organización y indica si está libre o no, basándose en la programación que se está haciendo en la cita. Hacer clic en Sala de Conferencias.

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Terminar de llenar los datos correspondientes a la cita y hacer clic en Enviar.

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En el calendario aparece la nueva cita.

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El organizador de la cita recibe un correo electrónico de la sala indicando que ha aceptado la reunión.

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Si se repite el proceso generando un conflicto de citas con la sala, al intentar seleccionar la sala ya no nos muestra las que no están libres, en el ejemplo la Sala de Conferencias no está.

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¿Como podemos escoger qué tiene ocupado o no la sala de conferencias? Desde el apartado calendario, hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la opción Otros calendarios. Del menú que aparece, hacer clic en Abrir calendario.

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En el apartado de Directorio, introducir el nombre de la sala. El sistema muestra los nombres recientes que se han utiizado y que coinciden o, permite hacer la búsqueda en los contactos y directorio. Hacer clic en la Sala de Conferencias.

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Con la sala seleccionada, hacer clic en el botón Abrir para cargar la visualización del calendario de la sala.

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El nuevo calendario (en verde) se sobrepone al del usuario (en azul). Por el calendario de usuario se ve el motivo de la cita. El calendario de la sala sólo muestra como ocupado. Al ser el sistema automático, sólo el usuario que ha creado la cita la puede modificar o eliminar.

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Repetir el proceso con la Sala de reuniones. Recuerdo que tiene configurada la solicitud de reserva por delegado.

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Al hacer la solicitud, el usuario recibe un correo electrónico informando que la petición está pendiente de aprobación de un delegado.

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Los delegados responsables de la sala, reciben el correo de solicitud con las opciones: Aceptar, Provisional o Rechazar. El delegado sólo debe hacer clic en la opción que corresponda. Por ejemplo, Aceptar.

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Una vez el delegado ha autorizado la reserva, el organizador de la cita, recibe el correo electrónico con la aceptación.

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En el caso de la reserva por delegado (la que no es automática). Si el delegado visualiza el calendario de la sala, visualiza la persona que ha solicitado la sala en cada cita. Muy útil en caso de tener que solucionar conflictos.

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El delegado en todo momento puede modificar el estado de la cita en Aceptada, Provisional o Rechazada.

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Cualquier modificación genera el correspondiente aviso al organizador de la cita.

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Buzón de Equipo

El proceso es el mismo que para el buzón de la sala. Desde el Centro de Administración de Exchange, en el menú de la izquierda, hacer clic en Destinatarios.

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Del menú superior, hacer clic en Recursos.

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Para crear un nuevo buzón d’equipo, hacer clic en el botón Agregar (símbolo de más). Se despliega un submenú para indicar el tipo de buzón, hacer clic en la opción Buzón de equipo.

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Indicar el nombre del equipamiento, por ejemplo: Proyector, su alias (el nombre por el que los usuarios lo puedan identificar fácilmente), unidad organizativa del Active Directory donde se creará este recurso. Escoger el tipo de solicitud de reserva: automática o manual. Hacer clic en el botón Guardar para crearla.

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La diferencia recae en la selección del recurso al crear la cita. Si buscamos por salas, sólo aparecen las salas, naturalmente. Para utilizar el recurso de equipo se tiene que añadir como si de un asistente más se tratase, haciendo clic en el botón de agregar asistentes.

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Y seleccionarlo en la lista de búsqueda.

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A partir de aquí, el funcionamiento es el mismo que para el buzón de sala. El sistema enviará la notificación de si se acepta o no la petición al organizador.

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Os animo a aplicarlo en vuestras empresas. Es un recurso que si no se tiene no pasa nada, pero que si se tiene se utiliza mucho.

 

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